Allgemeine Geschäftsbedingungen

01 Anbieter und Geltungsbereich

Anbieter der unter der Bezeichnung „Chat from a Box“ angebotenen Leistungen ist:

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die Einrichtung, Bereitstellung und Betreuung von KI-Assistenten sowie für individuell vereinbarte Beratungs-, Konzeptions-, Entwicklungs-, Automatisierungs- und Integrationsleistungen im Bereich AI Solutions & Consulting. Das reguläre Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen, rechtsfähige Personengesellschaften, Vereine und sonstige Organisationen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden ausschließlich aufgrund einer gesonderten ausdrücklichen Vereinbarung geschlossen.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn der Anbieter ihnen ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

02 Vertragsschluss und Rangfolge

Die Darstellung von Leistungen und Preisen auf der Website stellt kein rechtlich bindendes Vertragsangebot dar. Ein direkter, automatisierter Vertragsschluss über die Website ist ausgeschlossen. Ein Vertrag kommt ausschließlich dadurch zustande, dass der Anbieter dem Auftraggeber – in der Regel per E-Mail – ein individuelles Angebot übermittelt und der Auftraggeber dieses Angebot in Textform annimmt. Mit der Annahme des Angebots werden diese AGB sowie der dem Angebot beigefügte oder verlinkte Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wirksam in den Vertrag einbezogen. Der konkrete Leistungsumfang, die Vergütung, die Vertragslaufzeit, die Zahlungsweise und besondere Projektbedingungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge:

1. individuelle Vereinbarungen und Auftragsbestätigung,
2. das angenommene Angebot,
3. diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

03 Chat from a Box und KI-Assistenten

Der Anbieter stellt individuell konfigurierte KI-Assistenten für Websites und andere ausdrücklich vereinbarte Einsatzbereiche bereit. Die vereinbarten Leistungen können insbesondere umfassen:

• Einrichtung und Konfiguration des Assistenten,
• Aufbereitung der vom Auftraggeber freigegebenen Unternehmensinformationen,
• Anpassung von Tonalität, Antwortverhalten, Name, Avatar und Corporate Design,
• Einrichtung vereinbarter Gesprächsabläufe, Verlinkungen und Kontaktwege,
• Einbindung in die vereinbarte Website,
• technische Bereitstellung und Wartung,
• Support, Updates und regelmäßige Optimierung im vereinbarten Umfang,
• Einsatz technischer Sicherheits- und Schutzmechanismen.

Maßgeblich ist der im Angebot vereinbarte Leistungsumfang. Konkrete Leistungsbeschreibungen im Angebot und ausdrücklich vereinbarte Eigenschaften werden durch diese AGB nicht eingeschränkt.

04 Individuelle Konfiguration

Der Assistent wird innerhalb des bei Vertragsschluss vereinbarten Funktionsumfangs für den Auftraggeber konfiguriert. Die Individualisierung kann insbesondere Unternehmenswissen, Tonalität, Corporate Design, Name, Avatar, Gesprächsführung, Verlinkungen und Kontaktwege umfassen.

Die individuelle Konfiguration begründet keinen Anspruch auf die Entwicklung zusätzlicher Softwarefunktionen, Schnittstellen, Systemintegrationen oder autonomer Aktionen, die nicht Bestandteil des angenommenen Angebots sind.

05 AI Solutions & Consulting

Der Anbieter kann zusätzlich individuelle Beratungs-, Konzeptions-, Entwicklungs-, Automatisierungs- und Integrationsleistungen erbringen. Gegenstand, Leistungsumfang, Zeitplan, Mitwirkungspflichten, Vergütung, Abnahmebedingungen und Nutzungsrechte werden im jeweiligen Projektangebot festgelegt. Beratungs- und Konzeptionsleistungen enthalten keine Garantie, dass eine untersuchte Lösung technisch, wirtschaftlich oder rechtlich in der ursprünglich gewünschten Form umgesetzt werden kann.

06 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber stellt die erforderlichen Informationen, Inhalte, Unterlagen, Freigaben, technischen Zugänge und Ansprechpartner rechtzeitig zur Verfügung. Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, dass:

• die bereitgestellten Informationen richtig und aktuell sind,
• die vorgesehenen Inhalte rechtmäßig verwendet werden dürfen,
• erforderliche Rechte an Texten, Bildern, Logos, Marken und sonstigen Materialien vorliegen,
• personenbezogene Daten nur auf einer rechtmäßigen Grundlage bereitgestellt und verarbeitet werden,
• die technische Einbindung auf seiner Website ermöglicht wird.

Verzögerungen aufgrund fehlender oder verspäteter Mitwirkung verschieben vereinbarte Termine entsprechend. Zusätzlicher Aufwand wird nur nach vorheriger Abstimmung gesondert berechnet.

07 Test, Korrektur und Freigabe

Soweit vereinbart, stellt der Anbieter vor der produktiven Veröffentlichung eine Testversion bereit. Während der Abstimmungsphase werden erforderliche Korrekturen innerhalb des vereinbarten Funktionsumfangs vorgenommen. Der Auftraggeber prüft die Testversion innerhalb der im Angebot vereinbarten Frist. Ist keine Frist festgelegt, beträgt sie zehn Werktage. Erfolgt innerhalb der Prüfungsfrist keine Rückmeldung, gilt die Testversion als freigegeben, sofern der Anbieter den Auftraggeber bei Fristbeginn auf diese Rechtsfolge hingewiesen hat.

08 Besonderheiten KI-gestützter Systeme

KI-Systeme erzeugen Antworten aufgrund statistischer und technischer Verfahren. Trotz sorgfältiger Konfiguration können Antworten unvollständig, missverständlich oder fehlerhaft sein. Der Anbieter schuldet keine ausnahmslos fehlerfreien Antworten und keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

Der Assistent ersetzt keine rechtliche, medizinische, steuerliche, finanzielle oder sonstige fachliche Beratung.

Der Auftraggeber darf den Assistenten ohne gesonderte Vereinbarung nicht für automatisierte Entscheidungen einsetzen, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen auf natürliche Personen haben. Der Anbieter gestaltet den Assistenten so, dass für Nutzer erkennbar ist, dass sie mit einem KI-gestützten System kommunizieren. Der Auftraggeber darf entsprechende Hinweise nicht entfernen oder verdecken und erfüllt ergänzend die für seinen konkreten Einsatzbereich geltenden Informationspflichten.

09 Betrieb, Hosting und Verfügbarkeit

Soweit nichts anderes vereinbart ist, wird Chat from a Box als durch den Anbieter betriebener Dienst bereitgestellt. Die zugehörigen Datenbanken und Kernsysteme werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet, standardmäßig in der Region Frankfurt. Auf der Website des Auftraggebers wird lediglich die erforderliche technische Einbindung vorgenommen. Ein Anspruch auf Überlassung des Backends, des Quellcodes oder einer selbstständig betreibbaren Version besteht beim Standardangebot nicht. Soweit keine gesonderte Verfügbarkeitsvereinbarung getroffen wurde, wird keine bestimmte ununterbrochene Mindestverfügbarkeit garantiert. Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit rechtzeitig angekündigt.

10 Flatrate und zulässige Nutzung

Die für den KI-Assistenten (wie etwa für den Charakter Cee-Ser) vereinbarte Flatrate umfasst eine unbegrenzte Anzahl textbasierter Gespräche und grundsätzlich ein unbegrenztes Tokenvolumen. Eine tokenbasierte Einzelabrechnung erfolgt nicht. Erreicht die Nutzung innerhalb eines Abrechnungsmonats mehr als 30 Millionen verarbeitete Tokens, ist der Anbieter berechtigt, Art, Umfang und Ursache der Nutzung zu überprüfen. Die Überschreitung stellt für sich genommen keinen Vertragsverstoß dar und führt weder automatisch zu zusätzlichen Kosten noch automatisch zu einer Einschränkung des Dienstes. Bestehen konkrete technische Anhaltspunkte für einen missbräuchlichen Zugriff, insbesondere für automatisierte Massenabfragen, Manipulationsversuche oder eine Gefährdung des Dienstes, darf der Anbieter die betroffenen Zugriffswege vorübergehend sperren. Die Sperre erfolgt nur insoweit, wie sie zur Abwehr oder Begrenzung der konkreten Gefahr erforderlich ist. Der Auftraggeber wird darüber unverzüglich informiert. Bestätigt sich der Verdacht nicht, wird die Sperre unverzüglich aufgehoben. Der Auftraggeber hat dafür Sorge zu tragen, dass Personen innerhalb seines Verantwortungsbereichs die Sicherheits- und Schutzfunktionen nicht umgehen. Untersagt ist insbesondere die Nutzung für rechtswidrige Zwecke oder zur unbefugten Verarbeitung personenbezogener Daten.

11 Preise und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung ergibt sich aus dem angenommenen Angebot. Sämtliche gegenüber Unternehmern angegebenen Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Laufende Entgelte werden im Voraus für den vereinbarten Abrechnungszeitraum berechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Zugang fällig, sofern auf der Rechnung nichts anderes angegeben ist. Die Vergütung umfasst neben der Nutzung des Systems auch die Bereitstellung, Vorhaltung und Betriebsbereitschaft des vereinbarten Dienstes für den vertraglich vereinbarten Zeitraum.

12 Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigung

Die Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist ergeben sich aus dem angenommenen Angebot. Monatlich abgerechnete Verträge werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und können mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

Bei einem Jahrestarif beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf Monate. Nach Ablauf wird der Vertrag auf unbestimmte Zeit im monatlich kündbaren Tarif fortgesetzt, sofern nicht ausdrücklich eine weitere Jahreslaufzeit vereinbart wird. Für die monatliche Fortsetzung gilt der zu diesem Zeitpunkt öffentlich angebotene reguläre Monatspreis. Der Anbieter informiert den Auftraggeber mindestens vier Wochen vor Ablauf der Mindestlaufzeit hierüber. Kündigungen bedürfen der Textform, zum Beispiel per E-Mail an info@chatfromabox.com.

13 Folgen der Vertragsbeendigung

Mit Vertragsende endet die Verpflichtung zur Bereitstellung des Systems, und der Anbieter darf den Zugang zum Dienst deaktivieren. Vom Auftraggeber bereitgestellte Daten werden entsprechend den gesetzlichen Löschpflichten und dem AVV behandelt. Soweit vereinbart, kann der Auftraggeber bis zum Vertragsende oder 30 Tage danach einen Datenexport anfordern.

14 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Beide Parteien beachten die anwendbaren Datenschutzvorschriften. Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, wird zusammen mit dem E-Mail-Angebot ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Auftraggeber ist für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Nutzung der in seinem Verantwortungsbereich verarbeiteten Daten verantwortlich.

15 Inhalte, Nutzungsrechte und Schutz der Kundendaten

Der Auftraggeber behält die Rechte an seinen bereitgestellten Inhalten, Daten und Marken. Er räumt dem Anbieter die für die Vertragsdurchführung erforderlichen Nutzungsrechte ein. Der Anbieter setzt für die Bereitstellung der Assistenzsysteme KI-Infrastrukturanbieter für den Enterprise-Bereich, insbesondere Amazon Bedrock für Modelle der Amazon Nova Familie, ein. Nach den für diesen Dienst geltenden Bedingungen werden die vom Auftraggeber bereitgestellten Inhalte, die Eingaben der Nutzer sowie die generierten Antworten nicht dazu verwendet, die zugrunde liegenden Basismodelle des Drittanbieters zu trainieren oder zu verbessern. Die Rechte an der Plattform, dem Quellcode, Vorlagen und wiederverwendbaren Softwarekomponenten verbleiben beim Anbieter. Vertrauliche Informationen, Geschäftsgeheimnisse und kundenspezifische Unternehmensabläufe dürfen durch den Anbieter nicht für eigene oder fremde Zwecke weiterverwendet werden.

16 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen geheim und verwenden sie ausschließlich zur Durchführung des Vertrages.

Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt für drei Jahre nach Vertragsende fort. Gesetzliche Pflichten zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen bleiben darüber hinaus unberührt.

17 Mängel und Leistungsstörungen

Der Auftraggeber meldet erkennbare Fehler möglichst genau. Der Anbieter erhält Gelegenheit, reproduzierbare Fehler innerhalb angemessener Frist zu beheben. Soweit Störungen externer Infrastruktur- oder KI-Dienstleister außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs des Anbieters liegen, wird der Anbieter zumutbare Maßnahmen zur Wiederherstellung ergreifen. Gesetzliche Rechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

18 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, bei Schäden an Leben, Körper und Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang übernommener Garantien. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Der Anbieter haftet nicht für wirtschaftliche Entscheidungen, die der Auftraggeber oder Dritte ausschließlich aufgrund erkennbar ungeprüfter KI-Ausgaben treffen.

19 Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Leistungsausfälle durch Ereignisse außerhalb ihres Einflussbereichs, zum Beispiel flächendeckende Infrastrukturausfälle oder Cyberangriffe. Dauert die Beeinträchtigung länger als 30 Tage an, kann der betroffene Leistungsteil außerordentlich gekündigt werden.

20 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Krefeld. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.